環境整備なくして事業なし

2023年6月5日09:00 [お知らせ]

電子取引の保存が経過措置が本年で終了し
令和6年1月からデータ保存が本格的にスタートします。

そして先立って令和5年10月からインボイス制度が開始されます。
こちらはもう半年しか準備期間がありません。

インボイス対応準備の手順は

簡単に説明すると
1)登録事業者になるか否か
2)自社の発行する請求書や領収書(※)のフォーム
　をインボイス対応にする
3)支払先一覧表を作成する
4)支払先が登録番号を取っているかを確認する
(できれば支払先の請求書や領収書がインボイス対応できているか
6要件の記載内容をあらかじめ確認しておくとよいでしょう）
5)インボイスの保存場所を決めておく
(請求書控えや受取インボイスなど）

(※)請求書や領収書に限らず、お金の引渡しのための書類で
　　消費税額の記載のある書類は
　　どれかを確認しておくとよいでしょう

こういった書類やデータの整理整頓は多くなればなるほど
ファイリングやデータ保管の置き場と置き方を決めておかないと
探すのに時間や手間を要してもったいないです。

こういう時こそ、改めて身の回りを見渡して
環境整備をガッツリするチャンスです。

さて、本日のテーマは

「環境整備なくして事業なし」です。

環境整備はお客様がいる限りお客様のために毎日やること。
環境整備を怠ることはお客様を無視することにつながってきます。

例えばお客様が試算表をメールでほしいと電話をかけてこられたら

①まず試算表がどこにあるのか、探す
②お客様のメールアドレス、探す
③メールの文章、考える
という手順でメールを送ります。

①どこにあるのかわからない
　どこにあるのか誰もがわかる
②どこにあるのかわからない
　すぐわかる
③定型文があり用件のみ追加
　すべての文章を打ち込む

これだけで整頓できている会社とできていない会社で
20分くらい時間が変わり、残業が20分減ります。

毎日、10件あれば、200分（約3時間）減ります。
大げさですが、そんな感じです。

環境整備とは
仕事をする環境を整えて備えること
と定義しています。

具体的には、弊社では
規律と実践(清潔、整頓、礼儀）で
2項目に分けています。

規律は決め事を守る、責任をもつという心構え。

実践はさらに3項目に分けています。

1)清潔は
　いらないモノ(データや仕事)を捨てて
　いるものを捨てないことです。

　清潔にすることは、単に掃除してきれいにしよう
という意味合いではなく、埃もゴミもいらないモノだから
という位置づけでグルーピングしています。

2)整頓は
　物の置き場や置き方を
　仕事がスムーズにできるよう定めることです。

　整頓するというと、片づけるとイメージになりますが
片づけたら仕事ができないですよね。

3)礼儀は
　言葉と姿勢を磨くこととしています。
　お客様への挨拶だけでなく社内での挨拶
　聞く話す姿勢を磨きましょうということです。

お客様が話しやすい環境づくりが大事だからです。

この環境整備の徹底が行き届くと
格段に、品質とスピード、サービスの姿勢が上がります。

私自身も頭の整頓でつかない状況になったら
デスク回りの整理整頓をして
明日、1週間、もしくは月や年単位
の仕事を書き出して頭をすっきりさせたりしています。

これだけでも頭がクリアになり
仕事をしやすくなります。
会社規模で取り組めば効果は何倍にも、です。

本日は以上です。

中小企業の経営ガイド
久米　章仁